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たったこれだけでなりたい自分になれる!マイ日報のススメ

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東京都国分寺市で開業している税理士。小さな会社と個人事業に特化した会計事務所を経営しています。 毎日の通勤電車が苦痛だったため都下で開業しました。マラソンが趣味なのでよく小金井公園を走っていますw
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独立して以来、営業日には毎日欠かさず日報を作成しており、それを日々の生活に活かしています。
今回は、現時点で私が感じている日報の効用についてまとめてみました。

 

一般的な日報のイメージ

「日報」と聞いてみなさんはどんなものを思い浮かべますか?

・営業マンが一日の営業活動について部門長に報告しているもの
・新人が今日の研修内容について上司に報告しているもの
・現場担当者が工事現場の作業内容を会社に報告しているもの
・ドライバーが運行記録を会社に報告しているもの

などがパッと浮かびますよね。

これらに共通するのは、「誰かに報告するために作成している」という点です。

日報とはこのように
1.作成者が
2.その日の出来事を
3.誰かに報告する
形式が一般的です。

 

私(開業ひとり税理士)が作成している日報とは?

普通は誰かに報告するために作成する日報。

一方、開業ひとり税理士である私が作成している日報は、いったい誰に報告するために作成しているのでしょうか?
1.元上司
2.妻
3.自分

 

【解答】
1.元上司→☓
元上司も忙しいでしょうし、辞めていった私の動向を毎日報告されても迷惑でしょう・・・。

2.妻→☓
税理士としての守秘義務がありますので、例え自分の妻だとしても書けないことがたくさんあります。

3.自分→○
→正解!私は自分に報告するために日報を作成しています。

 

マイ日報を書くようになったきっかけ

そもそも、私が自分に報告するための日報作成に興味を持ったのは、この本を読んでからでした。

本の中で“商品戦略成功例②『大手コンサルがバカにする小さな仕事』”として紹介されていたのが、山口県山口市で(株)日報ステーションを経営されている中司祉岐さんでした。

中司さんのビジネスは、
1)クライアントごとに作成したオリジナルフォームの日報を毎日書いてもらう
2)コンサルタントである中司さんが赤ペンでコメントする
というもの。

もちろんコメントして終わりではなく、定期的に面談し、日報で共有したデータをもとにクライアントとともに問題解決にあたる、というサービスです。

中司さんが会社を経営している山口市は私の故郷。県庁所在地人口ランキングでずっと最下位(現在は平成の大合併などで下から3番目ぐらいに浮上?)だった街の寂しい雰囲気は、脳裏に刻まれています。
「そんな街でコンサルティング会社をやっちょるなんてどんなひとじゃろうか?(←山口弁)」
というのが最初のひっかかりでした。

調べると、ブログを毎日更新されていたのでまずは定期購読してみました。
また、日報に関する本を出版されていたので購入して読んでみました。
その結果、「これは絶対に成果が出る方法だ!」と確信したので、独立後早速取り入れてみたわけです。

 

私が感じているマイ日報の5つの効能

私が使っている現在のマイ日報のフォームはこちらです。

 

マイ日報

マイ日報2

もともとは中司さんの本の購入者特典でダウンロードしたものでしたが、自分用にちょこちょこカスタマイズして、現在使っているのは7訂版です。

私の場合はこれを毎日書いて自分で見直しているだけですが、それでも色々と効能を感じています。

 

目標とするビジョン(夢/目標/なりたい自分)を毎日確認できる

初めて起業するときには、それによって実現したい夢や目標といったものがあるひとが多いと思います。

私も税理士として独立開業するときにいくつかビジョンを定めました。
自営業者にとってビジョンとは、経営の羅針盤となるものであり、右と左のどちらに進もうか迷ったときに、決断を後押してくれる支えのようなものです。

しかし、人間は忘れやすい生き物です。
日々の生活のなかで、当初思い描いていた夢を忘れ、目標を忘れ、気がつけば惰性で毎日を送っている・・・思い当たるひとも多いのではないでしょうか。

またビジョンが定まっていないと、情報が溢れている現代においては、うまい話につられて「あっちにふらふら、こっちにふらふら」という状態になりかねません。

マイ日報には「夢・希望」という欄があり、毎日ここに自分のビジョンを書き込むことになります。
毎日書き込みますので、否が応でも思い出しますし、意識します。
日報によって、経営にとって一番大切なことを毎日思い出させてもらっているのです。

 

目標から逆算して今日一日の行動を決められる

マイ日報には毎日作成する日報部分のほかに

・マイマップ(仕事での目標と個人での目標を1年後、3年後、5年後にわけて書くもの)
・やりたいことリスト(やりたいことを書き出し、実施期間やかかる費用、いつまでに終わらせるかを記入するもの)
・年間スケジュール
・月間スケジュール

のフォームがあります。

私の場合、月間スケジュールは別に管理しているものがあるので、それ以外を利用しています。

そして、日報に今日の予定や今週のタスク・今月のタスクを書く際には、マイマップ・やりたいことリストにあげているものを年間スケジュールに落とし込み、そこから今月のタスク→今週のタスク→今日の予定というようにブレイクダウンして記入するようにします。

あとは、自分が立てた予定に従って今日一日を全力で行動します。

その結果無事に予定どおり一日が終われば、その分だけマイマップややりたいことリストに掲げたことの実現に近づけた、という仕組みです。

目標から逆算して行動を決める事自体は、いろいろなところで一般的に言われていることなので知っているひとも多いと思いますが、マイ日報はそれを実現することができる優れたツールだと思います。

 

具体的なデータを残せる

これは日報のフォームを工夫する必要があるのですが、私の場合は

・売上目標と実績(これまでの累計と今月の実績)
・作業にかかった時間
・サイトのPV

などを手書きで記入しています。

(最初はつらいですが・・・)売上の実績を確認することで、「このままではまずい」という気持ちが芽生え、目標を達成するための行動を必死で考えるようになります。

作業時間を確認することで、次回以降同様の作業をする際の見積もり制度が上がりますし、自分でも気づいていなかった無駄な時間を発見し改善することもできます。

サイトのPVは、どういった記事が読まれているのか=ニーズがあるのかを調べ、サイトの構築を考える上で貴重なデータとなります。

別に日報に書かなくてもスプレッドシートで管理すればいいのでは?という意見もあるでしょう。
私も基本的にデジタルデータで記録できるものはすべてそうしたい、と考えているのでその意見はすごくよくわかるのですが、これらの重要なデータについては「身体に刻み込んでおきたい」という考えがあり、最初は日報という手書きのメディアに書き込んでいます。
(必要に応じて、分析できるようスプレッドシートなどに転記しています。)

 

手書きである

みなさんは一日のうち筆記用具で文字を書く時間はどれくらいでしょうか?

小学生から高校生ぐらいまでは、毎日授業でノートをとっていたのでそれこそ10時間ぐらいは筆記用具で何かしら書いていたのではないかと思います。

一方、大人になると文章はもっぱらPCで書きます。またはスマホのフリック入力です。

いずれにしても、昔と比べて手書きする機会は激減していると思います。

そうすると、
・久しぶりの手書きの機会に漢字が思い出せない
・書く筋力が衰えていて長い時間書けない
・書いて覚えるということができなくなる
といったことが起きてきます。

日報を書くことで、しばらく忘れていた手書きの感覚とその効果を実感することができます。
私の場合は、手書きした文章のほうが自分の記憶に残りやすいので、仕事上の気づきや反省、うれしかったことなどを手書きで書き残す日報はうってつけのメディアだと思います。

 

オリジナルのマイ教科書になる/オリジナルのマイ歴史書になる

よく言われることですが、経営者は孤独です。

何をやりたいか考えるのも自分、これをやると決めるのも自分、その結果のリスクを負うのも自分、仕事の中身を評価するのも自分です。

会社員のころは、上司の指示があり、その指示に従って仕事をし、リスクの大部分は会社が負ってくれて、仕事の結果は他人である上司が評価して(あるいはそういった手続きはなしで)、給料が払い込まれていました。

いいか悪いかは別として、会社員の場合、自分の仕事のことを誰かが評価している、誰かが気にかけている、誰かと関わりがある、ということが通常でしょう。
自分の存在は同僚や部下や上司とどこかしらでつながっており、彼らを目を通じて自らの存在を確認するという場面が多くあります。

 

一方、経営者になると、そんな鏡のような存在の人間はずっと少なくなります。

特に私のような開業ひとり税理士の場合、今日一日何をしていたのか、私以外誰も知らない、という日がたくさんあります。

 

「あのときお客様があんなことを言っていたよね。だから次回は気をつけようね」
とか
「3年前はお前もひどかったけど、ようやくまともな仕事ができるようになったな。成長したな」
などと言ってくれるひとは基本的にいません。

 

しかしマイ日報をつけることで、自らがどんな失敗をしてどんな工夫をするようになったのか記録することができますし、積み重なればそれは自分だけの仕事の教科書になります。

 

また、独立してからの日々を記録する貴重な歴史書にもなるのです
(読みたい人は自分以外にいないでしょうが)。

さっきも書きましたが、人間は忘れる生き物です。
しかしマイ日報を書き続けることで、自分の経験をいつでも振り返ることができるオリジナルの教科書・歴史書を作ることができるのです。
それは孤独な経営者にとってはかけがえのない支えになるのではないかと思います。

 

まとめ

そもそも日報に興味をもったのは、人口の少ない私の故郷でコンサルティング会社を経営しているという中司さんに対する興味がきっかけでした。

しかしその後、中司さんの著書やブログを少し読んだだけで、「この仕組みははツカエル」と早い段階で確信に近いものを感じました。

なぜなら、私は大学の受験勉強や資格試験の勉強をしているときに、間違いノートを手書きで作成し、それを活用することで成績を上げたという過去の体験があったからです。

歴史が好きだったこともあって、大学受験の世界史の勉強時には、オリジナルの年表をノート2冊に作っていたぐらいだったので、

「知識や体験を一度紙にアウトプットし、整理してから再度インプットすると頭の中がすっきりして使える知識になる」

ということを実感として知っていました。
ですので、通常の日報とは違うマイ日報の仕組みは必ず効果があると思ったのです。

 

みなさんの中でも、仕事や生活で
「もっと自分の可能性を信じていろいろ取り組んでみたい」という意識がある方や「最近伸び悩みを感じている」方には、ぜひ一度試してみることをオススメします。

まずは中司さんの著書を読むところから始めるといいでしょう。


↑最初はこの本がおすすめです。
中司さんがコンサルティングした事例が実際の日報とともに豊富に載っています。
実務に即したマイ日報の使い方について知ることができるでしょう。
日報は書くだけでなく、内容を振り返って分析することが重要なのですが、この本から効果的な振り返りをやるために必要な視点を多く得ることができます。

 


↑次に読むならこちらです。
読者特典として日報のフォーム6種類とマイマップ、やりたいことリスト、月間スケジュール、年間スケジュール(すべてExcelファイル)がダウンロードできます。

 


↑こちらは読者特典として「振り返りシート」(Excel)をダウンロードできます。
通常のマイ日報よりも簡易な作りのフォームです。
本の内容も、小規模事業経営者向けというよりはもっと幅広い読者を想定して書かれています。

まずは無料で・・・という方はブログを読むことで中司さんがどんな人かわかるかもしれません。

中司さんのブログ
https://ameblo.jp/nakazuka-visiform/

 

 

編集後記

子供が風邪で体調を崩してしまっていろいろ妻が大変そうです。
私もできることを色々やろうとしているのですが、なかなか母親と同じようにはいかないですね・・・。

●経理、決算、税金のことでお困りの個人のお客様や小さな会社の経営者の皆様へ

松田篤史税理士事務所は、小さな会社と個人のお客様専門の会計事務所です。
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